19 enero 2021 · Por Lola Cramazou

Cómo tener reuniones efectivas

Te contamos cómo tener reuniones efectivas y con un propósito

En este año pasado, que tantas lecciones nos ha traído, el trabajo en remoto (si es que lo podemos llamar así, y no supervivencia remota) ha cobrado protagonismo, y, aunque el futuro no será 100% remoto, el formato de trabajo híbrido parece que ha llegado para quedarse.

Hablamos con Rafael Puerto, fundador de Rebel Talent para que nos dé su punto de vista y nos cuente las experiencias vividas con empresas que le han realizado consultas sobre la necesidad de las reuniones y cómo hacer que sean efectivas. 

Rafa nos cuenta que una de las cuestiones más recurrentes que ha tratado ha sido la cantidad de reuniones, una tras otra, que se producen en el día a día y que prácticamente no permiten que las personas puedan realizar su trabajo sin hacer otra cosa que sea estar reunido. 

Esto hace que nos planteemos si realmente son productivas y de interés o existen otras alternativas, o métodos para eliminar esta fatiga virtual que estamos viviendo.  

Cómo tener reuniones efectivas

¿Qué es una reunión de trabajo efectiva?

La reunión de trabajo más efectiva es la que no se tiene. Es decir, tener la capacidad de distinguir cuándo y por qué debemos reunirnos, o cuando un mail bien redactado es suficiente. Esta reflexión es vital en este nuevo entorno de velocidad de vértigo, donde, además, existe la connotación que le da el trabajo remoto a nuestra nueva realidad.

Una reunión de trabajo efectiva es la que tiene un propósito, una serie de objetivos claros a conseguir, un plan para llegar a ellos durante la reunión, donde está toda la gente necesaria para poder tratar ese tema, o tomar la decisión, y un horario comienzo y final, donde se respeta, y se alcanzan los objetivos para los que nos reunimos.

¿Qué herramientas o metodologías se deben aplicar para que una reunión sea efectiva?

La mejor herramienta es no olvidarnos de que somos personas, y que, para obtener nuestra mejor versión, se necesitan tener en cuenta que necesitamos un tiempo para centrarnos, tomar foco, tanto con la gente con la que estamos, como con la tarea que vinimos a realizar. Además, recordar que el método más habitual que se suele usar para conducir una reunión es una persona hablando, y el resto escuchando (ppt, resultados, etc), es el formato menos atractivo para nuestro cerebro, y el que menos retiene.

Si metemos la variable de las reuniones en remoto, debemos ser conscientes del tiempo, debe ser menor, y, por lo tanto, la clave está en no reunirnos para presentar una info que podría haber sido enviada, por ejemplo, en un vídeo. Grabarnos a fuego que no nos reunimos para presentarnos información, sino para construir, co- crear, diseñar, debatir, aclarar dudas, etc, es el primer paso para poder pensar en tener reuniones efectivas.

Saber diseñar una buena reunión (fase PRE reunión), hacer una buena facilitación de la reunión (fase DURANTE la reunión), y realizar un buen seguimiento de los resultados, y los compromisos adquiridos (fase POST reunión), son las 3 claves más importantes.

Por último, es un punto que demuestra un nivel alto del que conduce una reunión, es crear un consenso rápido en lo que se conoce como acuerdos de trabajo. Es decir, poder establecer con los presentes, cómo queremos trabajar juntos durante la reunión, qué cosas son importantes, para ellos, y acordar entre todos, y respetarlo. Esto evita muchos malos entendidos, hace sentirse a la gente escuchada, ayuda al correcto devenir de la reunión.

¿Cómo se debe iniciar una reunión?

Una reunión debe comenzar con alguna actividad que nos permita conectar con nuestros compañeros. Una práctica muy recomendable es hacer algo que permita que todo el mundo hable, que diga algo. Está demostrado en diferentes estudios que si alguien habla al principio de una reunión, lo volverá a hacer a lo largo de la misma. Si conseguimos que esto pase, y la gente hable, estaremos más cerca de que participen, ya que no es lo mismo que la gente hable en una reunión, que la gente participe.

Repasar brevemente la agenda del día, así como los objetivos que tenemos para la misma, ayuda a la gente a saber a lo que ha venido, le da certeza y seguridad, lo cual ayuda a que nuestro cerebro esté menos estresado, y, por lo tanto, trabaje mejor, colabore mejor, y estemos en disposición de sacar lo mejor de todos los presentes.

¿Qué diferentes roles deben participar en una reunión?

Este es un punto muy importante, y que mucha gente obvia. Es más que interesante poder contar con un facilitador de la reunión. Alguien que se encargue de cuidar del proceso, de que se respeten los acuerdos de trabajo, tiempos, que no haya “agendas ocultas”, o salidas de tono.

Una persona que esté pendiente del tiempo, otra persona responsable de tomar notas del avance de la reunión, son los roles más importantes a cuidar en toda reunión.

¿Cómo van a ser las reuniones en el 2021?

Van a ser abundantes, donde reinará la toma de decisiones en entornos de alta incertidumbre, por lo que aprender a reunirnos de una forma eficiente, humana e inclusiva, hará que podamos tener la inteligencia de todos los miembros del equipo que, en los momentos que vivimos, la vamos a necesitar.

“Reúnete menos, con un plan claro para alcanzar los objetivos que busques, con la gente correcta, con tiempo para prepararse, y la información adecuada, te hará la vida mucho más sencilla. Si no tienes esto, CANCELA”

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